29 марта
2024 года
поделиться
Категория: Актуально

Правила планирования своего времени

Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим. П.Ф. Друкер, экономист и публицист Время – такой трудовой ресурс, которого, как и денег, всем всегда не хватает. Но тем людям, кто бесцельно его не тратит, ценит время больше, чем деньги, и умеет его планировать, времени всегда и на всё хватает. Известный хадис гласит: «Бесцельная трата времени – из наибольших бедствий».

Планирование как процесс предварительного обдумывания своих сил является важным составляющим в экономии своего времени. Планированию обычно отводится значительное место в книгах об управлении, поэтому не хотелось бы повторять общеизвестные истины. Для своевременного и чёткого исполнения своих обязанностей и функций с целью скорейшего достижения целей мы должны иметь полное представление о своём ограниченном времени. Планирование представляет собой последовательность определённых ваших действий в виде проекта процессов труда на предстоящий временной период.

 В поле планирования времени должны входить не только наши профессиональные и личные цели, но и текущая связанная с работой нагрузка, чтобы мы имели возможность эффективнее справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки. Конечно, в реальной жизни существует масса всевозможных поглотителей времени, которые не подвергаются планированию, и трудно учесть эти моменты, но для этого мы можем предусмотреть резервное время. Зная свой полный трудовой бюджет времени, мы обязаны научиться управлять этим трудовым ресурсом максимально эффективно.

Наши опыт и практика показали, что своё время надо распределить, используя следующие три основных правила планирования времени:

1. Более 60 % нашего трудового времени должна представлять собой запланированная активность, то есть действия, связанные с исполнением важных, безотлагательных и обязательных действий.

2. Более 20% времени трудового времени должна представлять собой спонтанная активность, то есть активность, ориентированная на планирование, творческую, распорядительную, познавательную деятельность и на другие аналогичные действия.

3. Около 20% оставшегося трудового времени должно быть использовано на непредвиденную активность, то есть на трудно планируемые и внезапные действия с учётом резерва времени. Рекомендуем часть своего времени иметь в виде резерва для неожиданных действий, телефонных переговоров или визитов, а также на случай непредвиденных обстоятельств. Это так называемый общий поход к планированию нашего трудового времени. А детали планирования зависят от исполняемых вами функций, должности, вида и рода нашей деятельности.

 В зависимости от этого будут и соответствующие отклонения в ту или иную сторону. Но детальное и уточнённое планирование возможно, если проанализировать расход своего времени по видам деятельности и проранжировать время по важности и первоочерёдности дел. Удивительно, но факт: многие считают бесполезной трату своего времени на его планирование, не осознавая, что потраченные несколько минут на план действий могут обеспечить им массу свободного времени и отсутствие нервозности в своих поступках. Ведь известно, что неорганизованность во времени создаёт «метание» человека из крайностей в крайности, загоняет его в состояние стресса.

 При планировании человек сосредотачивается и начинает чётко отличать важнейшие дела от спешных. К сожалению, большинство тех, кто не планирует свои дела, как правило, с начала дня занимаются именно спешными и абсолютно не важными делами, отдавая им предпочтение и затрачивая на это массу времени, не осознавая, что они упускают время возможности реализации важных, а порой и судьбоносных решений. Это называется «заела текучка».

Список дел

Если мы научимся правильно составлять список дел и рационально его использовать, он станет самым простым и великолепным помощни¬ком для контроля времени и осуществления важных дел. Составлять спи¬сок дел несложно. Поэтому вместо того, чтобы пытаться запомнить всё, что мы хотим сделать сегодня или на этой неделе, просто запишем это на бумаге, распределим по приоритетам и будем отмечать галочками по мере выполнения. Это и есть список дел. Самое сложное – чтобы это вошло в привычку. Представляется сложным, даже невозможным достижение своих целей без их планирова¬ния и составления списка дел. Можно использовать как ежедневные, так и еженедельные списки дел, но мы предпочитаем и то и другое с ранжиро¬ванием по важности.

 Многие держат свой список дел в голове, загружая её и часто забывая что-нибудь, а другие к написанному списку каждый день добавляют новые дела, от чего он непрерывно разбухает. Предлагаем сле¬дующий порядок составления и учёта списка дел:

• Составлять новый список дел на завтра лучше всего сегодня вечером.

• Готовить список дел рекомендуем карандашом – так легче вносить коррективы в список при необходимости с утра.

• Писать список дел в записную книжку или дневник, но только не на отдельных листах бумаги, меняя их каждый день.

• Чётко распределять задачи по приоритетам или группам: А, В, С и т. д.

• Систематически заглядывать в список (через каждые 1–2 часа), что-бы знать и отмечать, что мы уже сделали, а что ещё предстоит.

• Начинать последовательно по важности дел: 1, 2, 3 и т. д.

• Отмечать соответствующими знаками: «плюс» (+) – сделанные дела, «минус» (-) – несделанные, с переносом в следующие списки на завтрашний день или на будущую неделю.

• В конце недели желательно резюмировать проделанную за неделю работу и составить новый список дел на неделю и новый список на понедельник. И ещё следует подчеркнуть, что в своих планируемых записях следует фиксировать результаты или кратко цели, а не абстрактные фразы или непонятные и не конкретные действия (например, вместо «позвонить Петрову» следует записать «согласовать программу развития фирмы с Петровым» и т. д.).

 При таком подходе наши действия будут изначально направлены именно на достижение конкретной и реальной нашей цели, без всякого словоблудия при общении с партнёром. Необходимо всегда задавать себе вопросы: в чём цель разговора, чего я хочу, и когда хочу, чтобы совершилось желаемое, что для этого необходимо и т.д. Помните! Наши ежедневные дела во времени и пространстве должны быть согласованы в основном с действиями тех людей, с которыми мы имеем дело в постоянном режиме (члены семьи, секретарь, начальник, сотрудники, коллеги и т. д.). Всё предложенное выше в виде списка не исключает возможности использования бумажных или электронных органайзеров; главное – выбор должен быть удобным и устраивать нас.

ДОКТОР ЭКОНОМИЧЕСКИХ НАУК, ПРОФЕССОР, АКАДЕМИК МЕЖДУНАРОДНОЙ АКАДЕМИИ НАУКИ И ПРАКТИКИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА